Кадровый учет под ключ

Ведение кадрового учета — не бюрократическая формальность, а основа юридической и финансовой безопасности бизнеса

От корректного и своевременного оформления трудовых отношений с работниками, которые включают ряд документов, таких как: договора, приказы, табеля и т.д. напрямую зависят расчёт зарплаты, налоговые отчисления, репутация работодателя и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов. Ошибки в кадровом делопроизводстве становятся главной причиной штрафов при проверках ГИТ и трудовых споров.

Почему кадровый учет нельзя доверять «на авось»

Трудовое законодательство РФ обновляется регулярно: меняются формы отчётности, вводятся новые правила удалённой работы, ужесточаются требования к защите персональных данных и переходу на электронный кадровый документооборот. Даже незначительная неточность в приказе, отсутствие актуального Положения о защите ПДн или ошибка в графике отпусков может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Штрафы для юридических лиц достигают 200 000 ₽ за каждое нарушение, а внеплановые проверки Государственной инспекции труда проводятся без предупреждения. Профессиональный кадровый учет исключает эти риски и защищает бизнес от приостановки деятельности и дисквалификации руководителей.

Что входит в ведение кадрового учета

Берем на себя полный цикл кадрового делопроизводства или отдельные участки в зависимости от масштаба и задач вашего бизнеса:

• Разработка и актуализация штатного расписания, ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка)
• Положение о премировании, Положения о защите персональных данных
• Оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов (приём, перевод, отпуск, увольнение, командировки)
• Ведение бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК)
• Формирование графиков отпусков, табелей учёта рабочего времени, расчётных листков
• Подготовка и сдача отчётности в СФР, налоговую и Росстат
• Аудит текущей кадровой документации, устранение нарушений, подготовка к проверкам ГИТ
• Консультации по трудовому праву, оптимизация процессов, внедрение и настройка 1С:ЗУП или кадрового ЭДО

Преимущества передачи кадрового учета на аутсорсинг

Самостоятельное ведение кадрового делопроизводства требует глубокого знания ТК РФ, постоянного мониторинга изменений и выделения штатной единицы. Наш подход позволяет:

• Снизить расходы на зарплату, обучение и рабочее место кадрового специалиста до 40%
• Гарантировать 100% соответствие актуальным нормам трудового законодательства и требованиям регуляторов
• Исключить штрафы, судебные иски и приостановку деятельности при проверках
• Получить чёткую отчётность и безопасный доступ к документам в защищённом облаке
• Масштабировать кадровые процессы без найма дополнительного персонала

Как мы работаем: прозрачный процесс без скрытых условий

1. Бесплатный экспресс-аудит — анализируем текущую документацию, выявляем зоны риска, составляем план исправлений.
2. Настройка учётной системы — адаптируем 1С:ЗУП или кадровый ЭДО под ваши бизнес-процессы.
3. Ежемесячное ведение учета — оперативное оформление документов, сверка данных, подготовка отчётности и уведомлений.
4. Контроль и поддержка — автоматические уведомления об изменениях в ТК РФ, юридические консультации, сопровождение проверок ГИТ и СФР.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вести кадровый учет ИП без наемных работников?

  Нет. Обязанность возникает только при заключении хотя бы одного трудового договора или договора ГПХ с признаками трудовых отношений.

• Какие штрафы за нарушение кадрового учета в 2025–2026 гг.?

  По ст. 5.27 КоАП РФ — от 10 000 до 200 000 ₽ в зависимости от вида нарушения. При систематических ошибках возможна дисквалификация руководителя на срок до 3 лет.

• Можно ли вести учет полностью в электронном виде?

  Да. С 2023 года разрешён полноценный переход на ЭТК и кадровый ЭДО. Мы обеспечиваем полное соответствие требованиям ФЗ-№ 377 и стандартам 1С-ЭДО, включая квалифицированную электронную подпись.

• Что входит в тариф «Под ключ»?

  Разработка локальных нормативных актов, ежемесячное оформление приказов и табелей, ведение трудовых книжек, отчётность в СФР/ФНС, подготовка к проверкам ГИТ и круглосуточные консультации.